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Eines der größten Rätsel und Missverständnisse, auf die ich bei meiner Arbeit mit Kunden stoße, ist die Funktionsweise der Microsoft 365 Gruppenverteilerliste. Einige Benutzer erhalten eine E-Mail, andere nicht. Manchmal ist diese Gruppe in Outlook sichtbar, manchmal aber auch nicht. In diesem Blog möchte ich die Verwirrung ein für alle Mal klären (hoffentlich) und Ihnen, meinen treuen Anhängern, erklären, wie man die Microsoft 365 Gruppen-E-Mail-Einstellungen richtig konfiguriert.

Die Struktur einer Microsoft 365-Gruppe

Um den Rest dieses Artikels zu verstehen, müssen wir zunächst die Struktur einer Microsoft 365-Gruppe verstehen. Jedes Mal, wenn Sie ein Team in Teams oder eine Teamsite in SharePoint erstellen, wird hinter den Kulissen eine Microsoft 365-Gruppe erstellt. Die Gruppe enthält die in der folgenden Abbildung dargestellten Elemente.

Als Minimum erhalten Sie eine SharePoint-Site, einen Gruppenkalender (in Outlook), eine Verteilerliste (in Outlook) und einen Plan in Planner. Unabhängig davon, wo Sie beginnen (von wo aus Sie eine Gruppe erstellen), ist das Ergebnis dasselbe – Sie erhalten immer eine Microsoft 365-Gruppe mit all ihren Elementen.

Erstellen einer Microsoft 365-Gruppe von einem beliebigen anderen Standort aus

Wenn Sie jedoch eine Microsoft 365-Gruppe von einem anderen Ort als Teams aus erstellen, wird zwar eine Gruppe und alle anderen Komponenten (SharePoint-Website, Outlook-Gruppenkalender, Outlook-Verteilerliste, Plan in Planner) erstellt, aber kein Team.

Du können jedoch später ein Team verbinden, wenn es nötig ist.

Warum wird die Gruppe nicht in Outlook angezeigt?

Ich bin sicher, Sie denken Folgendes. “Alter, du hast mir gerade gesagt, dass ich, egal wie ich diese Microsoft 365-Gruppe erstelle, immer einen Outlook-Gruppenkalender und eine Outlook-Verteilerliste bekomme. Wie kommt es, dass ich sie nicht in meinem Outlook sehe? Ich sehe zwar einige, aber nicht alle”. Nun, mein Freund, die Sache hat noch eine andere Wendung.

Die Legende besagt, dass bis 2018, wenn jemand ein Team in Teams erstellte, auch die gleiche Gruppe in Outlook hinzugefügt wurde. Das Problem war jedoch, dass Benutzer nun eine Kommunikation an zwei verschiedenen Orten veröffentlichen konnten: Teams-Konversationen in Teams-Kanälen und E-Mail-Konversationen über die Outlook-Verteilerliste in Outlook-Konversationen. Im März 2018 führte Microsoft daher eine Änderung ein, mit der die von Teams erstellten Gruppen in Outlook ausgeblendet wurden (im Wesentlichen wurden der Outlook-Gruppenkalender und die Outlook-Verteilerliste ausgeblendet, so dass ausschließlich auf Teams zugegriffen wurde).

Anzeige der von Team erstellten Gruppen in Outlook (Verteilerlisten und Kalender)

Wenn Sie diese versteckten Verteilerlisten und Kalender in Outlook anzeigen möchten, muss Ihr Administrator einige PowerShell-Befehle ausführen. Anweisungen dazu finden Sie hier.

So konfigurieren Sie die Microsoft 365 Gruppen-E-Mail-Einstellungen

Angenommen, Ihre Gruppen werden in Outlook angezeigt, dann möchte ich Ihnen erklären, wie Sie sie richtig konfigurieren, damit die Benutzer Ihre an diese Verteilerlisten gesendeten E-Mails erhalten. Es gibt globale Einstellungen auf Gruppenebene, die der Gruppeneigentümer aktivieren muss, sowie die Benutzereinstellungen. Lassen Sie mich das erklären.

Schritt 1: Einstellungen des Gruppenbesitzers

Die erste Einstellung muss vom Gruppeneigentümer konfiguriert werden.

1. Navigieren Sie in Outlook zu der Gruppe

2. Klicke auf die drei Punkte um zu den Einstellungen zu gelangen.

3. Klicke auf Edit Gruppe

4. Vergewissern Sie sich auf dem nächsten Bildschirm, dass das Kontrollkästchen unter “Abonnement” neben “Die Mitglieder erhalten alle Gruppengespräche und -Ereignisse in ihrem Posteingang. Sie können das Verfolgen dieser Gruppe zu einem späteren Zeitpunkt beenden, wenn sie dies wünschen.” aktiviert ist. Standardmäßig ist dieses Kästchen nicht aktiviert, also deaktivieren Sie es bitte und klicken Sie auf Speichern.

Schritt 2: Benutzer Einstellungen

Damit die einzelnen Nutzer Gruppen-E-Mails erhalten können, müssen sie in ihren persönlichen Gruppeneinstellungen ebenfalls allen E-Mails zustimmen.

1. Klicken Sie neben der Gruppe in Outlook auf drei Punkte > Einstellungen

2. Stellen Sie sicher, dass das Optionsfeld neben „Alle E-Mails und Ereignisse erhalten“ aktiviert ist

3. Es ist wichtig zu beachten, dass, wenn der Benutzer beschließt, die E-Mails nicht mehr zu erhalten, indem er auf die Optionsschaltfläche “Keine Gruppennachrichten erhalten” klickt, sobald der Eigentümer der Gruppe das Kästchen neben der in Schritt 1 beschriebenen Abonnement-Einstellung aktiviert, die Benutzer wieder für alle E-Mails angemeldet werden (ihre Optionsschaltfläche “Keine Gruppennachrichten erhalten” wird in “Alle E-Mails und Ereignisse erhalten” geändert). Es ist also fast wie eine Art Zwangsmaßnahme. (Der Benutzer kann seine Entscheidung aber immer noch ändern).

4. Sobald die Schritte 1 und 2 durch den Gruppenbesitzer bzw. die einzelnen Benutzer abgeschlossen sind, werden die E-Mails in den Posteingängen der Benutzer ankommen!

Gäste Benutzer

Eine Sache, die ich noch klären möchte, ist, was mit E-Mails passiert, wenn Sie externe Benutzer in Ihre Microsoft 365-Gruppe einladen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die in Schritt 1 beschriebene Durchsetzung des Abonnements keine Auswirkungen auf die externen Empfänger hat. Unabhängig davon, ob das Abonnement-Kontrollkästchen neben “Mitglieder erhalten alle Unterhaltungen und Ereignisse der Gruppe in ihrem Posteingang. Sie können später aufhören, dieser Gruppe zu folgen, wenn sie das möchten.” aktiviert ist oder nicht, werden externe Benutzer (Gäste) immer alle E-Mails erhalten. Im Gegensatz zu regulären Mitgliedern haben externe Benutzer keine Wahl, wenn es um den Erhalt von Gruppen-E-Mails in ihrem Posteingang geht.

Wenn Gäste diese E-Mails nicht mehr erhalten möchten, können sie die Gruppe verlassen.

Durch den obigen Schritt werden sie jedoch vollständig aus der Gruppe entfernt (sie verlieren den Zugriff auf die SharePoint-Website und andere Ressourcen!)